外事接待礼仪的基本流程

外事接待礼仪的基本流程

  外事接待礼仪的基本流程，我们都知道在在职场中最重要的就是与人打交道，需要讲究一定的礼仪，因此要学会一定的技巧和方法，才能够更好的完成接待任务，下面一起了解一下外事接待礼仪的基本流程。

  外事接待礼仪的基本流程1  迎送

  在涉外活动中，到机场、车站迎接或送行客人，也是一种礼节。迎接时，须在飞机或火车抵达之前迎候。外宾出机场或车站时，应按照身份高低站成一列，经礼宾工作人员介绍，主动与外宾握手问候，表示欢迎。

  为外宾送行时，应在外宾登机或上车之前到达机场或车站，按照身份高低排成一列与外宾握手告别，并表示良好祝愿。在机场送行时，一般说“祝你一路平安”(不说一路顺风)、“欢迎再来”等祝愿话;在车站(站台)送行时，要等到火车开动后挥手告别，直至走远时方可离去。

  陪同

  陪同作为一种礼遇，一要按照“对等原则”(对外交往有两个原则，另一个是“国际惯例原则”)，视外宾的职务、身份而定陪同人员。二要，依据“谁迎送谁陪同”的要求，确定专人陪同外宾的全程活动，不应频繁调换陪同人员。

  在陪同外宾活动时，应该注意乘车(轿车或出租车)时的规矩：即上车时要请外宾从后面的右车门上车，主人从后面的左车门上车。这样一是外宾上下车方便(距离目的地最近)，二是为了外宾安全。如果外宾先上了车，并坐到了主人的位置上，可不必让外宾调换位置。

  会见

  会见是外事礼仪中比较重要的`一个内容。它是指有身份、有地位或上级领导(如市长)出面给来宾的一种礼遇。安排会见，要注意三点事项：

  一是要按照来访外宾的身份、地位和内容来确定由什么样的人出面会见，一定不要过多、过滥;不可“小题大做”，也不应“降格以求”。

  二是要事先确定好会见的时间、地点和参加人员。

  在时间上，一定要比外宾先到，做好事先的有关事宜。当客人到达时，参加会见的人员要按身份或职务站立一排，一一同客人握手致意，表示欢迎。

  在地点上，要讲究环境和气氛：会见场所要宽敞、明亮、整洁而有特色，桌子(或茶几)上应摆放鲜花，甚至可摆放国旗(对官方人员)。

  在参加人员上，要遵循对等原则。这里的对等指人员的身份、职务、专业的对等，也指外方与我方人数上的对等。外宾6人以下的，我方参加人员对等，6人以上的，我方人员可少于对方。

  会见时，可以上茶水、饮料或水果。

  三是赠送纪念品。会见时，外国人特别是日本、韩国等有赠送礼品或纪念品的习惯，以表示对会见人的答谢。所以我方也要做好事先准备，否则将处于被动。赠送或回赠礼品时，要在会见完毕，客人即将离开时，由主要会见人即身份或职务最高的人来赠送。

  会见结束后，宾主应合影留念。

  工作会谈

  工作会谈或业务洽谈，应掌握以下两点：

  其一，必须事先准备好“会谈提纲”或“洽谈要点”。会谈时要提纲挈领，言简意赅;会谈时间一般不超过一个小时，业务洽谈时间一般掌握在一个半小时。如果没谈完，可临时休会。切忌没完没了，费话连篇，使人感到厌烦。

  其二，会谈时要以主谈人为主，决不可不分主次，随便插话，七嘴八舌，海阔天空。如果问到谁时，可以讲。

  参观、旅游

  安排好外宾来访时的参观(观光)、旅游活动，是涉外工作中最常见的一种礼仪。最重要的是，要根据外宾的情况(如代表团的性质、来访内容、人员层次等)，选择好参观的项目或内容，(外宾确实感趣)安排好参观的路线和时间。

  在选择参观项目时，应该考虑到：

  1、能与代表团业务或来访内容相一致、相配合;

  2、安排最能体现本地经济(产业)实力或特色、最有典型意义的企、事业单位。如经济技术开发区等;

  3、根据来访者的职业、兴趣、爱好与愿望，安排相应的参观单位。如教育工作者应安排参观学校，科学家可安排参观科研单位等;

  4、对于某些女性外宾，可安排到社会福利、文化艺术、妇幼保健等单位参观。

  签字仪式

  在双方签署重要的协议、协定、议定以及联合公报、联合声明或重要合作项目合同书等时，往往要举行签字仪式，由双方代表分别签字，然后交换文本。参加签字仪式的人员，可包括双方参加谈判的人员及其它必要的人员。为了表示对所签协议、合同等的重视，往往还请更高身份或更多的人员出席。

  在签字仪式前要做好准备工作。特别是所签文本必须在仪式前准备妥当，包括文本的定稿、翻译、印刷、校对、装订、盖章等，都要确保无误;同时还要准备好签字时用的国旗、文具(签字笔)等。

  签字仪式的现场布置。我国的一般做法是在签字厅内设一签字桌(长方桌)，桌面覆以深色(深绿色为好)台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人座位，主左客右。座前摆的是双方保存的文本。文本前面放置签字文具。桌子中间摆一旗架，悬挂双方国旗。参加仪式的其他人员，按身份顺序排列于各自签字人员的座位之后。双方助签人员分别站立在各自签字人员的外侧。

  外事接待礼仪的基本流程2  迎接礼仪

  客人进门，主动起立问候，立即招呼来访客人，自报家门。打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，亲切招呼；如果是陌生客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓?请问您是哪家公司?

  接待礼仪

  客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

  客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，

  若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

  接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

  第一时间给客人倒水或奉茶。先放下手上的工作，给客人倒茶，不能让客人干坐等待。

  不速之客的接待

  有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。

  送客礼仪

  客人离开，起身目送：欢迎下次光临。

  电话接听礼仪

  ①接听电话时应该热情，自报家门。

  ②左手持听简、右手拿笔，随时记录电话内容。

  ③电话铃声响过三声之内接起电话

  ④注意声音和表情，说话必须清晰，正对着话筒，发音准确，并尽量用热情和友好的语气。

  ⑤复诵来电要点:电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。

  ⑥最后道谢:感谢您的来电，欢迎下次咨询。让客户先收线。

  ⑦当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

  ⑧外线电话转接，要问清客人联系的姓名或者明确意图，再进行转接。

  引领礼仪

  ①外客来访，引领客人在会客区入坐，通知相关人员接待；原则上应先向客人介绍接待人身份、职位等。

  ②会见过程中，如需打扰，理应先向客人道歉，征得同意后，再说明事由。